صفحة البداية

منطلقاتنا في هيكلة المؤسسات وإعداد الأنظمة
إننا في (إتقان) لا نهدف فقط أن نقوم بتقديم إستشارات ودورات تدعم متطلبات بناء هياكل تنظيمية وإدارية – كما هو متواجد في سوق الإستشارات في العالم العربي، ولكننا نعتبر أن منهجية الهيكلة أو إعادة الهيكلة هي أحد أعمدة إدارة التغيير المؤسسي الرئيسية التي تضمن النجاح المؤسسي ، والإعداد للمستقبل.
كما المتطلبات الوظيفية المختلفة تحتاج إلى أنظمة تدعم إستدامة العمل وإنتظامه وصيانته وتطويره. ولذا كانت شهرة إتقان منذ بداية تأسيسها في عمل الكثير من الأنظمة المتكاملة للمؤسسات في مجالات أنظمة إدارة الجودة وإدارة الموارد البشرية. كما إننا دخلنا في السنوات اللاحقة مع مؤسسات مختلفة في عمل أنظمة الحوكمة ومنها الأنظمة المالية والمحاسبية و أنظمة إدارة المخاطر و الأنظمة الإدارية العامة والأنظمة الفنية.

منهجياتنا في هيكلة المؤسسات وإعداد الأنظمة
المنهجية الأساسية التي ننطلق منها في كل أعمالنا في هذا الجانب أن تتناسب كلها مع العمليات الرئيسية والفنية وأن تكون متكاملة بحيث تشمل تحديد المسؤوليات والهيكلة وقيم المؤسسة قبل كل شئ. ولذا فإننا نقوم بدراسة تسلسل القيم Value Stream Mapping منذ بداية العمل.
كما أن تفاصيل متطلبات الهيكل والأنظمة الخاصة بمراقبة الأداء والإنتاجية يجب أن يتناسب كل ذلك مع متطلبات ونوعية الخدمات التي يتم تقديمها.

تطبيقاتنا في هيكلة المؤسسات والأنظمة
يتم كل ماذكر من منهجيات من خلال البدء بدراسة متكاملة لمتطلبات الهيكلة وتوزيع الموظفين حسب كفاءاتهم من خلال تقييم مركز. الدراسة تشمل حتى مستوى المستقبل الوظيفي للعاملين ومنها تحديد لأنشطة التدريب والنقل والترقيه بجانب متطلبات الأداء. ونهدف من تطبيقاتنا أن تساعد برامج تقييم الهيكلة على تحليل نقاط القوة ومتطلبات التحسين للعمل ومعرفة أسباب القصور في الخدمة أومدى رضا الموظفين عن أعمالهم.

خدماتنا في هيكلة المؤسسات والأنظمة
أولا- الخدمات الإستشارية

تحديد لنوعية الوظائف المطلوبة في المؤسسة بناءا على التعرف على النشاطات الرئيسية،
دراسة الهيكل التنظيمي والهيكل الوظيفي في الخطة الحالية أو المطلوب القيام بها
دراسة مدى الإمكانية لدمج الأعمال المتكررة أو توزيعها على اختصاصات وظيفية معينة
طرح إقتراحات موضوعية ومدروسة لتحسين الهيكل والتنظيم للموارد البشرية
التعرف عن قرب لمتطلبات المديريات والأقسام عن التحسينات في أنظمة الهيكل ، والمعوقات نحو سهولة تدفق العمليات ورفع الأداء على مستوى الدوائر والأفراد
التعرف على وضع الموازنة الحالي لجميع إدارات المؤسسة، بما فيها كافة الوحدات الخدمية والإدارية والمالية
دراسة قلة أو تكدس أعداد من الموظفين لأداء عمل معين،
المؤثرات الحالية بالهيكل (إيجابا أو سلبا) التي تنعكس على عمليات الترقية الوظيفية أو حركة النقل للموظفين
دراسة أثر المشروعات المستقبلية وخطط العام الجديد بالمؤسسة لمعرفة مدى التطور الواجب في هيكل الموظفين من حيث نوعيتهم وأعدادهم
دراسة الهيكل الوظيفي لكل أجزاء المؤسسة وبالتسلسل المناسب (وليتم عمل تنفيذ مسح خاص لذلك بغرض دراسة وتحسين

ثانيا- مخرجات خدماتنا الإستشارية
لدى (إتقان) خبراء عملوا في الكثير من المؤسسات الحكومية والخاصة ، ولديهم خبرات متراكمة في تنظيم أدلة عمل متكاملة لتشمل المخرجات التالية:
أ – السياسات والمنهجيات واللوائح الرئيسية والبنود
ب- الإجراءات
ج- النماذج
د – القياس والتحسين

ثالثا- قائمة بتفاصيل الأعمال التي تقوم (إتقان) بتنفيذها

أهداف وإستراتيجيات الموارد البشرية في المؤسسة
الأحكام العامة والتعاريف والمصطلحات
دليل حقوق وواجبات الموظف (يسلم لكل موظف ويحتوي رسوما توضيحية)
عملية الإختيار والتوظيف في المؤسسة
التخطيط للإحلال الوظيفي
الرواتب والأجور والمزايا بناءا على مصفوفة الكفاءات والمسؤوليات
نظام تقييم وتقويم الأداء
قواعد وأخلاقيات السلوك المهنية
لوائح التمكين والتدريب للمؤسسة (ويشمل قواعد السفر للتدريب والمهمات الرسمية)
منهجية الترقيات ونظام "البونس" في المؤسسة (شاملا المدة والشروط)
النقل والإنتداب والتكليف للمهمات في المؤسسة
الدوام والإجازات وساعات العمل
المخصصات والمنافع
الواجبات الوظيفية
إعـداد تعليمات وتفويض المشرفين
تفويض الموظفين ذوي العلاقة مع الجمهور
منهجية توفير المعلومات للموارد البشرية.
مصفوفة التأهيل ودليل الكفاءات
الإجراءات التأديبية
دليل إنهاء الخدمة
سياسات الولاء الوظيفي وبرنامج إقتراحات الموظفين
منهجية جوائز الموارد البشرية
قياس رضا الموظفين
نظام تقييم المرؤوسين لرؤسائهم
نظام الشكاوى والاقتراحات والتظلم الوظيفي والمساءلة الإدارية
نظام الحوافز المرتبط بتقييم الأداء (ومنها المكافآت)
لجنة شؤون الموظفين
قواعد منح التعويضات لإصابات العمل والأمراض المهنية والعلاج
إجراءات التعاقد مع الوافدين
منهجية فرق العمل بالمؤسسة
القواعد الإنتقالية والجداول الخاصة بالتسكين على الدرجات الجديدة
جدول الصلاحيات وعمليات التواصل الداخلي
الهيكل التنظيمي بناءا على الموازنة والكفاءات المعتمدة
ملف تجديد اللوائح والإجراءات من خلال فرق العمل
تطبيقات منهجية القياس لنتائج الموارد البشرية من خلال منهجية (رادار)

رابعا- مخرجات أخرى
تقوم (إتقان) ببناء أدلة تخصصية تساعد على تنظيم مرحلة إدارة التغيير بطريقة تتكامل مع الأنظمة الأخرى ، ومن هذه الأنظمة:

الدليـل المـالي والمحاسـبي
وهو يهدف إلى تحديد السياسات والإجراءات المناسبة أو المعمول بها، وإعادة صياغتها أوتحسينها في دليل عملي ومرن يعكس المتطلبات المالية والمحاسبية للمؤسسة.
المخرجات قد يشملها النظام واللوائح والدليل المالي والمحاسبي :

مقدمة عن أهداف الدليل المالي والمحاسبي
السياسات المالية والإجراءات المالية
السياسية والإجراءات المحاسبية
المهام والتقارير
الأمن والمواصفات
تصنيف الحاسابات
أسس إعداد وتصنيف الموازنة السنوية
إجراءات الإغلاق السنوي للحسابات
إجراءات التعديلات المحاسبية ونهاية السنة المالية
إجراءات التعامل مع المستندات والسجلات
إجراءات المؤسسة المالية
جدول ومصفوفة الصلاحيات المالية والإدارية ومنهجية التفويض
نظـام الخزيـنـة
الموارد والرقابة على تحصيلها
المصروفات التـشغيلية
المصروفات الرأسمالية والمشاريع
إدارة الموجودات
الرواتب ومصروفات الموظفين
إجراءات تسوية حساب البنك
منهجية إدارة فائض الأموال
إدارة التقارير المالية
إجراءات إدارة فائض الأموال
إعداد الميـزانيـة
نظام الإيـرادات
إجراءات المشتريات والخزون
إجراءات المناقصات
الموازنات السنوية للمؤسسة (إجراءات إعدادها وإعتمادها وتنفيذها)
إجراءات التخلص من الأصول
إجراءات محاسبة التكاليف

دليل إدارة المخاطر
وهو يهدف إلى صناعة أنظمة وقائية تحدد إجراءات التدقيق والمراجعة والتعامل مع المخاطر المستجدة، وإعادة صياغتها أوتحسينها في دليل عملي ومرن يعكس المتطلبات اليومية والفجائية للمؤسسة.

المخرجات قد يشملها نظام ولوائح ودليل إدارة المخاطر
أ. إجراءات التدقيق الداخلي (المالي والإداري – تدقيق إدارة المخاطر)
ب. إجراءات التخلص من الأصول
ج. لائحة مكافحة الإحتيال والتصرف في حال المخاطر
لائحة وسياسات الإفصاح عن المعلومات المهمة
د. ميثاق التدقيق الداخلي (ويشمل : منهجية الإلتزام بخطة التدقيق السنوية ، وصفات المدقق وواجباته ، وطرق كتابة التقارير الخاصة بالتدقيق ، وطرق مراجعة مخاطر عدم المطابقة المتكررة)
هـ. إجراءات السلامة والأمن والحماية
و. إجراءات إدارة المخاطر
ز.آليات ضمان إدارة الأموال من خلال الخطة الإستراتيجي
ح. والخطط الطارئة لكل الإدارات

أدلة العمـل الداخلية لمختلف التقسيمات الإدارية بالمؤسسة
وهو يهدف إلى تحديد السياسات والإجراءات المناسبة أو المعمول بها، وإعادة صياغتها أوتحسينها في دليل عملي ومرن يعكس متطلبات عمل التخصصات والتقسيمات للمؤسسة.

المخرجات قد تشملها الأنظامة واللوائح لدليل العمل الداخلي
وتشمل متطلبات العمل للمؤسسة التشغيلية والإستراتيجية وحسب العناصر التالية:

وضع رؤية كل قسم وتسلسل العمليات الرئيسية
تأسيس أهداف وخطط مبنية على السياسات والإستراتيجيات القابلة للقياس
تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية للمؤسسة وطرق قياسها
طرق وآليات تنظيم متطلبات الإنتاجية لكل إدارة بحيث تضمن توفر الخدمات بالسرعة والجودة والتكلفة المناسبة
إجراءات إدارة العمل بكفاءة بدون الإخلال بجودة المنتج / الخدمة من مختلف إدارات المؤسسة
آليات تنفيذ الخطط المستجدة من مجلس إدارة أو الإدارة العليا للمؤسسة ومتطلبات التحسين